Acta de reunión: ejemplo, modelo y cómo hacerla con IA

Un acta de reunión es el documento que recoge quién asistió, qué se trató y qué se acordó. No es una transcripción: resume las deliberaciones en pocas frases y copia los acuerdos completos, con un responsable y una fecha para cada tarea. En un equipo de trabajo basta con enviarla el mismo día; en sociedades, comunidades de propietarios, asociaciones y órganos públicos, la ley española obliga a levantar acta y fija su contenido. Aquí tienes nuestro modelo, un ejemplo completo, los pasos para redactarla y lo que debes revisar antes de dejar que una IA tome las notas.

¿Qué es un acta de reunión?

El Diccionario de la lengua española define el acta como la «relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta». «Levantar acta» significa ponerla por escrito, y un «acta notarial» es la que extiende un notario sobre hechos que presencia.

Conviene distinguir tres documentos que se parecen:

• Las notas son lo que cada persona apunta para sí misma. Nadie más tiene que estar de acuerdo con ellas.
• La transcripción recoge cada palabra, a menudo con marcas de tiempo. Es una prueba, no un resumen; lo explicamos en nuestra guía sobre la transcripción con códigos de tiempo.
• El acta es el registro común: dice quién estuvo, qué se debatió y, sobre todo, qué se acordó. En órganos formales, además, se aprueba y se firma.

Qué debe incluir un acta de reunión

Para los órganos colegiados de las administraciones públicas, el artículo 18 de la Ley 40/2015 enumera lo que el acta especifica necesariamente: los asistentes, el orden del día, las circunstancias de lugar y tiempo en que se celebró la reunión, los puntos principales de las deliberaciones y el contenido de los acuerdos adoptados. Esa lista sirve como base para cualquier acta, también la de un equipo pequeño.

Nosotros añadimos cuatro elementos que ahorran correos después:

• Quién preside y quién hace de secretario o secretaria.
• Los ausentes, para saber quién tiene que leer el acta con más atención.
• Una tabla de tareas: responsable, tarea y fecha límite. Es la parte que todo el mundo relee.
• La próxima reunión: fecha, hora y lugar.

Lo que no va en el acta: quién dijo qué con detalle, opiniones, bromas y lo que se dijo «fuera de acta». Si la reunión se grabó, indica dónde se guarda la grabación y durante cuánto tiempo.

Modelo de acta de reunión

El mismo modelo, para copiar:

ACTA DE REUNIÓN
Equipo u órgano: [nombre]
Fecha: [día y fecha], de [hora] a [hora]
Lugar: [sala o enlace de la videollamada]
Preside: [nombre]
Secretario/a: [nombre]
Asistentes: [nombres]
Ausentes: [nombres, o «ninguno»]

ORDEN DEL DÍA
1. Lectura y aprobación del acta anterior
2. [punto]
3. Ruegos y preguntas

DESARROLLO Y ACUERDOS
2. [Título del punto]
Deliberación: [puntos principales, en una o dos frases]
Acuerdo: [texto completo del acuerdo]

TAREAS
Responsable   Tarea                     Fecha límite
[nombre]      [qué, comprobable]        [fecha]

Se levanta la sesión a las [hora].
Próxima reunión: [fecha, hora y lugar]

El/La secretario/a         Vº Bº El/La presidente/a
[firma]                    [firma]

Un consejo: pega el orden del día en el modelo antes de la reunión. Así el acta sigue el orden de la sesión y solo te queda rellenar las deliberaciones, los acuerdos y las tareas.

Ejemplo de acta de reunión

Este es un ejemplo rellenado. La empresa y las personas son inventadas: un equipo pequeño que traduce su web.

ACTA DE REUNIÓN
Conservas Inventadas, S. L. (empresa ficticia)
Equipo u órgano: equipo web, reunión semanal
Fecha: martes, 13 de octubre de 2026, de 10:00 a 10:30
Lugar: videollamada
Preside: Marta Gil
Secretario: Javier Ruiz
Asistentes: Elena Campos, Marta Gil, Javier Ruiz
Ausentes: Pablo Navarro (excusado)

ORDEN DEL DÍA
1. Lectura y aprobación del acta anterior
2. Página de precios en francés
3. Subtítulos del vídeo de demostración
4. Ruegos y preguntas

DESARROLLO Y ACUERDOS
1. Se aprueba sin cambios el acta del 6 de octubre.
2. Página de precios en francés
Deliberación: publicarla ya o esperar a revisar todos los precios
y la nota sobre el IVA.
Acuerdo: se publica el 20 de octubre, una vez revisados los precios.
3. Subtítulos del vídeo de demostración
Acuerdo: subtítulos en francés y en inglés como archivos SRT
guardados en UTF-8.
4. Ruegos y preguntas
Javier propone probar una herramienta de IA para tomar notas. Antes
de cualquier prueba se informará a todos los participantes.

TAREAS
Responsable  Tarea                                     Fecha límite
Marta        Revisar los precios y la nota sobre el IVA  16 de octubre
Elena        Traducir los subtítulos al francés          21 de octubre
Javier       Subir los dos archivos de subtítulos y      23 de octubre
             comprobar la codificación

Se levanta la sesión a las 10:30.
Próxima reunión: martes, 20 de octubre de 2026, 10:00, videollamada

El secretario              Vº Bº La presidenta
Javier Ruiz                Marta Gil

Fíjate en tres cosas:

1. Cada punto termina en un acuerdo. Si no se decide nada, escríbelo: «No se adopta ningún acuerdo; el punto vuelve a tratarse el 20 de octubre».
2. La deliberación describe las opciones, no a las personas. Se lee «publicarla ya o esperar», no «Marta opina que…».
3. Cada tarea tiene una sola persona y una sola fecha. Pablo no estuvo, pero recibe el acta y sabe qué se acordó.

¿Por qué «UTF-8» en un acuerdo de equipo? Porque un archivo de subtítulos mal codificado muestra «Ã±» en lugar de «ñ»; lo explicamos en nuestra guía sobre archivos SRT.

Cómo hacer un acta de reunión paso a paso

1. Antes de la reunión, prepara el modelo. Copia el orden del día, la fecha, el lugar y la lista de personas convocadas.
2. Decide quién levanta acta. Que no sea quien preside: nadie puede dirigir un debate y anotarlo a la vez.
3. Durante la reunión, anota cada acuerdo en el momento. Lee en voz alta cómo lo has escrito. Una frase que todos han oído es difícil de discutir después.
4. Apunta cada tarea con nombre y fecha. «Ya lo miramos» no es una tarea. «Marta revisa los precios antes del 16 de octubre» sí lo es.
5. Pásala a limpio el mismo día. Corrige nombres, fechas y ortografía mientras recuerdas la reunión.
6. Envíala a todos, también a quien faltó. Pide correcciones antes de una fecha concreta. Las tareas abiertas vuelven al orden del día de la reunión siguiente.

Fórmulas habituales

Las actas en español suelen usar construcciones impersonales con «se», que describen lo que hizo el órgano y no lo que opinó cada persona:

Elige un tiempo verbal, presente o pasado, y mantenlo en toda el acta. Copia los acuerdos completos, aunque la deliberación quede en una sola frase.

¿Cuándo es obligatorio levantar acta en España?

En una reunión de equipo, el acta es una decisión de organización. Pero hay casos en los que la ley la exige:

• Sociedades de capital. Todos los acuerdos sociales deben constar en acta (artículo 202 de la Ley de Sociedades de Capital), y las discusiones y acuerdos del consejo de administración se llevan a un libro de actas firmadas por el presidente y el secretario (artículo 250). El Código de Comercio (artículo 26) concreta lo mínimo que recoge ese libro: los datos de la convocatoria y de la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya pedido constancia, los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.
• Comunidades de propietarios. Los acuerdos de la junta se reflejan en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad. El acta expresa, al menos, la fecha y el lugar, quién convocó, si la junta es ordinaria o extraordinaria, los asistentes con sus cuotas de participación, el orden del día y los acuerdos, con los nombres de quienes votaron a favor y en contra cuando eso importa para la validez del acuerdo (artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal).
• Asociaciones. Deben recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación (artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002).
• Órganos colegiados de las administraciones públicas. El secretario levanta acta de cada sesión con el contenido que vimos antes (artículo 18 de la Ley 40/2015). Las sesiones pueden grabarse: el archivo de la grabación, con la certificación del secretario sobre su autenticidad e integridad, puede acompañar al acta, y entonces no hace falta que el acta recoja los puntos principales de las deliberaciones.

En Latinoamérica rigen las leyes de cada país. Nada de esto es asesoramiento jurídico: para tu caso concreto, revisa tus estatutos o consulta con un profesional.

Aprobación y firma del acta

Quién aprueba el acta y cuándo también depende del tipo de reunión:

• Junta general de una sociedad: el acta la aprueba la propia junta al final de la reunión o, si no, en un plazo de quince días, el presidente y dos socios interventores, uno por la mayoría y otro por la minoría. Los acuerdos pueden ejecutarse desde la fecha de aprobación del acta (artículo 202 de la Ley de Sociedades de Capital). Si los administradores requieren a un notario, su acta notarial no necesita aprobación (artículo 203).
• Junta de propietarios: el acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y desde ese cierre los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley diga otra cosa (artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal).
• Órgano colegiado público: el acta puede aprobarse en la misma reunión o en la siguiente. El secretario la elabora con el visto bueno del presidente y puede enviarla por medios electrónicos para que los miembros expresen su conformidad o sus reparos (artículo 18 de la Ley 40/2015).
• Reunión de equipo: no hay trámite. Envíala el mismo día y fija una fecha para las correcciones.

Cómo hacer el acta con IA

Las herramientas de videollamada ya resumen reuniones en español. Según sus páginas de ayuda:

• Google Meet, «Toma notas por mí». Necesita una edición apta de Google Workspace o un plan de IA de Google. Funciona en inglés, francés, alemán, italiano, japonés, coreano, portugués y español, pero solo con un idioma a la vez: no sirve si en la reunión se hablan varios. Las notas se guardan en Documentos de Google. La sección «Decisiones», que marca cada conclusión como Alineado, Necesita más debate, Sin acuerdo o Pospuesto, está disponible para todos en inglés y, en español, para los usuarios de la versión beta. Meet muestra a todos un icono de lápiz, y la ayuda recomienda avisar a los participantes.
• Microsoft Teams, «Resumen inteligente». Forma parte de Teams Premium, una licencia adicional, o de la licencia de Microsoft Copilot, y admite el español. El «Resumen de IA» muestra notas y tareas de seguimiento si la reunión se transcribió en un idioma admitido y duró cinco minutos o más. En la sección para móviles, la misma página indica que las notas de IA solo están disponibles para eventos transcritos en inglés. Microsoft advierte de que ese contenido puede ser inexacto, incompleto o inadecuado.
• Fireflies transcribe y resume en más de cien idiomas, entre ellos el español (página de ayuda consultada el 13 de octubre de 2026).

Todavía no hemos probado la calidad de estos resúmenes en español; esa prueba está en nuestra lista. Mientras tanto, trátalos como un borrador: compara cada acuerdo, cada nombre y cada fecha con lo que se decidió de verdad. Y recuerda que, en una junta o un órgano colegiado, el resumen de una IA no sustituye al acta que exige la ley.

Si necesitas cada palabra, por ejemplo para una entrevista de investigación, lo que buscas es una transcripción y no un acta: mira nuestras guías para transcribir una entrevista y transcribir audio.

Grabar la reunión: lo que dice la AEPD

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó el 20 de abril de 2026 un artículo sobre la transcripción de voz con IA que menciona expresamente la transcripción de actas. Sus puntos principales:

• La organización es la responsable. Quien decide usar el servicio es responsable del tratamiento, tanto si la herramienta es propia como si es de terceros.
• Hay que informar antes y durante. Todos los participantes deben recibir la información antes de que empiece la sesión, y un indicador visible (un aviso en pantalla, una luz o un tono) debe recordar durante toda la sesión que se está grabando.
• Unirse no es consentir. La AEPD rechazó, en su Resolución PS/00342/2023, que avisar de que «al unirse dan su consentimiento» bastara para obtener un consentimiento válido. Además, el consentimiento vale para una grabación concreta, no para las siguientes.
• Plazos y derechos. Hay que informar de cuánto tiempo se conservan la voz y la transcripción, y de cómo ejercer los derechos de acceso y rectificación.
• Errores. Una transcripción puede atribuir a alguien algo que no dijo, por ejemplo un apellido mal reconocido. Por eso la AEPD pide supervisión humana y procedimientos para revisar y corregir.

Esto no es asesoramiento jurídico; si tu organización tiene delegado de protección de datos, pregúntale antes de activar la herramienta.

Lista de comprobación antes de enviar el acta

1. ¿Están la fecha, el lugar, los asistentes y los ausentes en la cabecera?
2. ¿Cada acuerdo está escrito completo?
3. ¿Cada tarea tiene responsable y fecha límite?
4. ¿La deliberación describe opciones y no «quién dijo qué»?
5. ¿Ha leído el acta quien presidió la reunión?
6. Si una IA preparó un borrador, ¿se ha revisado, y sabían todos que se estaba grabando?