Ein Besprechungsprotokoll hält fest, wer teilgenommen hat, was beschlossen wurde und wer was bis wann erledigt. Für die meisten Besprechungen reicht ein Ergebnisprotokoll: ein Kopf mit Datum, Teilnehmenden und Verteiler, die Tagesordnung, die Ergebnisse mit Aufgaben und der nächste Termin, geschrieben im Präsens. Unten findest du unsere Vorlage, ein ausgefülltes Beispiel, die Regeln laut Duden und das, was du klären musst, bevor eine KI mitschreibt.

Vorlage zum Übernehmen

Vorlage für ein Besprechungsprotokoll: Kopf mit Datum und Uhrzeit, Ort, Sitzungsleitung, Protokollführung, Teilnehmenden, Entschuldigten und Verteiler, Tagesordnung, Ergebnistabelle mit TOP, Art, Inhalt, Verantwortlich und Termin, nächster Termin und Unterschriften
Unsere Vorlage für ein Ergebnisprotokoll. Die orange markierten Felder füllst du aus.

Die Spalte „Art“ ordnet jeden Eintrag ein: A für Aufgabe, B für Beschluss, I für Information. So findet jeder seine Aufgaben, ohne das ganze Protokoll zu lesen.

Ein ausgefülltes Beispiel

Ausgefülltes Besprechungsprotokoll eines Jour fixe zum Website-Relaunch mit erfundenen Namen: Kopfdaten, drei Tagesordnungspunkte, vier Ergebnisse mit Art, Verantwortlichen und Terminen, nächster Termin und Unterschriften
Beispiel mit erfundenen Namen: ein kleines Team im wöchentlichen Jour fixe.

Was ins Besprechungsprotokoll gehört

Laut Duden müssen in den Protokollkopf „Tagesordnung, Sitzungsdatum und -ort, Thema und Dauer der Sitzung, Teilnehmer, Verteiler und Protokollant“. Dazu kommen:

  • Ergebnisse: jeder Beschluss im vollen Wortlaut, jede Aufgabe mit verantwortlicher Person und Termin.
  • Informationen: nur, was die Leser später brauchen, nicht jede Wortmeldung.
  • Nächster Termin: Datum, Uhrzeit und Ort.
  • Unterschriften: Der Protokollschluss zeigt laut Duden „rechts die Unterschrift des Protokollanten, links die des Vorsitzenden“. Bei einer internen Teambesprechung reicht oft der Versand per E-Mail; Pflicht ist die Unterschrift nur dort, wo ein Gesetz oder eine Satzung sie verlangt.

Ergebnis-, Verlaufs- oder Kurzprotokoll?

Der Duden unterscheidet drei Formen:

  • Verlaufsprotokoll: „das alle Beiträge so ausführlich wie möglich wiedergibt“. Sinnvoll, wenn der Weg zur Entscheidung später nachvollziehbar sein muss.
  • Kurzprotokoll: „das den Verlauf in den wichtigsten Punkten erfasst“.
  • Beschluss- oder Ergebnisprotokoll: „das sich auf Tagesordnungspunkte und entsprechende Beschlüsse beschränkt“. Für die meisten Besprechungen im Team reicht diese Form.

Zeitform und indirekte Rede

Ein Protokoll steht im Präsens. Was jemand gesagt hat, gibst du in indirekter Rede wieder, laut Duden „im Normalfall“ im Konjunktiv I: „Lea berichtet, die neue Startseite sei fertig.“ Nur wenn der Konjunktiv I genauso aussieht wie die normale Form, weichst du auf den Konjunktiv II aus. Beschlüsse formulierst du als feststehende Tatsache: „Die Preisseite geht am 20. Oktober online.“

In sechs Schritten zum Protokoll

  1. Vorher: Tagesordnung verschicken und festlegen, wer protokolliert.
  2. Während der Besprechung: nur Beschlüsse, Aufgaben, Verantwortliche und Termine mitschreiben, keine Wortprotokolle.
  3. Direkt danach: das Protokoll am selben Tag ins Reine schreiben, solange alles frisch ist.
  4. Prüfen: Stimmen Namen, Termine und der Wortlaut der Beschlüsse? Die Sitzungsleitung liest gegen.
  5. Verschicken: an alle im Verteiler, mit Bitte um Korrekturen bis zu einem festen Datum.
  6. Nachhalten: offene Aufgaben stehen in der nächsten Besprechung wieder auf der Tagesordnung.

Wann ein Protokoll Pflicht ist

Für eine gewöhnliche Teambesprechung gibt es in der Regel keine gesetzliche Pflicht zum Protokoll. Bestimmte Gremien müssen aber eine Niederschrift anfertigen, zum Beispiel:

  • Betriebsrat: „Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen“, mit mindestens dem Wortlaut der Beschlüsse und der Stimmenmehrheit; unterschreiben müssen der Vorsitzende und ein weiteres Mitglied (§ 34 BetrVG).
  • Aufsichtsrat einer AG: Über die Sitzungen ist eine Niederschrift anzufertigen, die der Vorsitzende unterschreibt (§ 107 AktG).
  • Hauptversammlung einer AG: Beschlüsse werden durch eine notariell aufgenommene Niederschrift beurkundet (§ 130 AktG).
  • GmbH mit einem einzigen Gesellschafter: Er muss nach jedem Beschluss unverzüglich eine Niederschrift aufnehmen und unterschreiben (§ 48 Abs. 3 GmbHG).
  • Eigentümerversammlung: Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG).

Protokoll mit KI schreiben

Videokonferenz-Tools fassen Besprechungen inzwischen selbst zusammen, auch auf Deutsch:

  • Microsoft Teams: Die intelligente Zusammenfassung gibt es mit der Zusatzlizenz Teams Premium oder mit einer Copilot-Lizenz. Deutsch wird unterstützt; die Besprechung muss mindestens transkribiert werden.
  • Google Meet: Die Funktion „Mach Notizen für mich“ unterstützt Deutsch, aber immer nur eine Sprache pro Besprechung, und setzt eine passende Google-Workspace-Version oder ein Google-AI-Abo voraus.

Das Ergebnis ist ein Entwurf, kein fertiges Protokoll. Prüfe Namen, Zahlen und vor allem den Wortlaut der Beschlüsse, bevor du es verschickst, und lösche, was nicht ins Protokoll gehört.

Brauchst du jedes Wort, etwa für ein Forschungsinterview, ist ein Transkript das richtige Format; Regeln und eine Vorlage dafür stehen in unserem Ratgeber Interview transkribieren.

Vorher klären: Aufnahme, Datenschutz und Betriebsrat

  • Aufnahme: Wer „unbefugt“ das „nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt“, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Informiere deshalb alle Teilnehmenden, bevor ein Tool mitschneidet oder transkribiert, und hole ihr Einverständnis ein.
  • Datenschutz: Wenn ein Anbieter die Aufnahme oder das Transkript für dich verarbeitet, braucht es nach der DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28). Prüfe außerdem, wo der Anbieter die Daten speichert.
  • Betriebsrat: Bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, „das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“, hat der Betriebsrat mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Nach dem Bundesarbeitsgericht reicht es, dass eine Einrichtung „objektiv geeignet“ ist; auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Ein Tool, das Wortbeiträge Personen zuordnet, gehört deshalb vor der Einführung auf den Tisch des Betriebsrats.
  • Betriebsratssitzungen: Für Sitzungen mit Teilnahme per Video- oder Telefonkonferenz stellt § 30 Abs. 2 BetrVG klar: „Eine Aufzeichnung der Sitzung ist unzulässig.“ Das Protokoll schreibt dort also ein Mensch.

Das ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel frag deine Datenschutzbeauftragte oder deinen Datenschutzbeauftragten.

Checkliste vor dem Versand

  1. Stehen Datum, Ort, Teilnehmende, Entschuldigte und Verteiler im Kopf?
  2. Ist jeder Beschluss im vollen Wortlaut festgehalten?
  3. Hat jede Aufgabe eine verantwortliche Person und einen Termin?
  4. Steht alles im Präsens, Wortbeiträge im Konjunktiv I?
  5. Hat die Sitzungsleitung das Protokoll gelesen?
  6. Wurde ein KI-Entwurf geprüft, und wussten alle von der Aufnahme?